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Comment réaliser un diagnostic d’opportunité – faisabilité d’une AFEST ?

Chez C-Campus, les AFEST (Actions de Formation en Situation de Travail) nous passionnent depuis 2015. Au fil des expérimentations et déploiements, nous compilons de plus en plus de données et d’expériences sur leurs conditions de mise en œuvre et de réussite.
Grâce aux retours de nos clients, partenaires OPCO et organismes de formation, mais aussi consultants et formateurs que nous formons et certifions « référent AAFEST » nous avons pu modéliser une typologie d’AFEST. 10 variations d’AFEST, c’est ici

Avant d’entamer une ingénierie d’AFEST, le référent AFEST (qu’il soit un consultant-formateur externe ou un expert – formateur interne) réalise un diagnostic d’opportunité et de faisabilité pour l’organisation et/ou pour le public ciblé. Il anticipe également les freins à son déploiement.

3 grandes phases dans la démarche de diagnostic AFEST

Le diagnostic d’AFEST se décline à travers les trois phases suivantes :

1) diagnostic d’opportunité : à réaliser avec les décisionnaires ou commanditaires des AFEST (selon les cas : entreprises elles-mêmes, organismes de formation, OPCO, pouvoirs publics ou branches professionnelles).

2) diagnostic de faisabilité : estimer la marche à franchir pour passer en AFEST et vérifier par ailleurs que les pré-requis essentiels sont réunis pour se lancer avec succès dans cette modalité

3) Anticipation des freins : ce qui pourrait ralentir ou stopper le déploiement des AFEST. En anticipant les freins, le référent AFEST peut alors identifier les leviers et solutions pour les contourner ou les éliminer.

Nous allons reprendre maintenant chacune des phases et indiquer quelques outils et conseils pour les mener à bien.

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Diagnostic d’opportunité : 10 critères à valider avant de se lancer en AFEST

Nous avons repéré au moins 10 critères dont 5 intrinsèques et 5 conjoncturels qui rendent l’AFEST très “opportune” (seule ou en combinaison avec la FAD, le tutorat, etc.)

Cinq raisons intrinsèques

  1. L’AFEST a beaucoup de sens si elle est reliée à un grand enjeu « compétences » lui-même relié à un enjeu stratégique : soit du point de vue du secteur ou de l’organisation (problématiques compétences et/ou problématiques du travail liées aux compétences) soit du point de vue des apprenants (insertion, intégration, évolution, mobilité, promotion interne, adaptation aux changements, employabilité, etc.) ;
  2. Le « savoir » est purement interne, la compétence appartient à l’organisation, elle ne se trouve pas « en dehors » de cette dernière, elle est détenue par les praticiens du job ;
  3. L’Offre classique de formation ne répond pas complètement aux besoins ou pas à temps : elle n’arrive pas toujours à suivre l’évolution des compétences liée aux changements fréquents (stratégiques, technologiques, informatiques, organisationnels…) – les apprenants sont dispersés géographiquement et le stage difficile à organiser, les formateurs ont besoin de se “recycler” mais en ont rarement le temps ou l’occasion, etc. ;
  4. Se former en situation réelle est indispensable pour atteindre le niveau de compétences attendu dans l’emploi et/ou le niveau de prestation attendu par le client, l’usager, etc. ;
  5. Il existe un risque de perte de compétences ou de déficit de compétences “rares et critiques” pour l’organisation (du fait par exemple d’un manque d’anticipation des départs en retraite et à l’inverse aux difficultés de recrutement sur les métiers en fortes tensions mais aussi à un déficit d’échanges professionnels entre les salariés ou encore à des carences dans la détection et la valorisation des “sachants”…)

Cinq effets conjoncturels et durables ? 

Les professionnels de la formation rencontrent 5 effets conjoncturels majeurs qui selon toute probabilité deviendraient…structurels ou durables. L’AFEST dans ce contexte, combinée à la FAD, devient une “aubaine”.

  1. Les budgets d’achat de formation et/ou les possibilités de co-financement de la formation sont « contraints » (impacts de réforme de la formation 2018 + contraintes économiques) alors que les besoins croissent. L’AFEST permet d’optimiser les ressources et de limiter les coûts connexes (déplacements, hébergements, pertes totales de production, etc.)
  2. Les regroupements en formation (stages, sessions de classes virtuelles) sont compliqués à organiser, du fait des rythmes et plannings de travail, des contraintes de moyens (transports, salles, équipement informatique, etc.) ou encore des mesures sanitaires (Covid-19 et demain une grippe sévère ?) L’AFEST permet de former juste à temps, sans nécessité de monter un « groupe » de stagiaires.
  3. Malgré les efforts du législateur pour rendre la formation davantage accessible aux salariés des PME et aux publics de faible niveau de qualification (et permettre aux employeurs de se libérer de l’obligation de formation), la situation reste délicate : offre de formation parfois éloignée des besoins réels ou actuels, lacunes de certains apprenants sur les savoirs de base (maîtrise de la langue et de la lecture, etc.) impliquant des difficultés cognitives, conatives et affectives en formation (voir Notre article sur l’apprenance ), fracture numérique, etc. L’AFEST permet alors de former au plus près de ses besoins, de manière très concrète, dans son milieu professionnel réel (elle ne règle toutefois pas la question des pré-requis).
  4. Certains organismes de formation ainsi que des consultants-formateurs indépendants se professionnalisent sur l’AFEST . Chez C-Campus nous l’avons toujours dit : l’AFEST est d’abord une affaire d’OF et formateurs ! (Nous avons d’ailleurs certifié plus de 300 référents AFEST et formé près de 1.000 acteurs de la formation à l’ingénierie ou à l’accompagnement AFEST). Ces professionnels intègrent désormais l’AFEST dans leurs propositions aux marchés publics ou privés : l’offre de formation commence à évoluer (idem sur la FAD avec l’effet télétravail et distanciation) !
  5. Des salariés, en particulier les plus qualifiés, se soucient désormais de la « maintenance » de leurs compétences, en s’emparant par exemple de leur CPF (même si pas toujours à propos, voir notre article sur les effets pervers du CPF). Ces « clients – consommateurs » veulent aussi qu’on s’intéresse à eux au travail, dans leur singularité, contexte et spécificités. Les formateurs constatent de leur côté un rejet croissant de la formation « catalogue » et à l’inverse un souhait de leur public de plus de personnalisation et d’accompagnement. Or quoi de plus personnalisé qu’une séquence réflexive (un des moteurs de l’AFEST : c’est ici) ! Comme l’offre, la demande de formation évolue !

Evaluation de la faisabilité d’une AFEST : utiliser une démarche de repérage de l’existant

De nombreuses entreprises et organisations ont le sentiment (surtout depuis que la loi reconnait la modalité) de pratiquer une forme d’AFEST (comme Monsieur Jourdain pratiquait la prose !). Ce pronostic est à vérifier :  dès lors qu’une organisation a des pratiques plus ou moins formelles de formation terrain, le diagnostic de faisabilité permet d’estimer la “marche à franchir” pour concevoir et déployer des AFEST véritables : plus efficientes du point de vue pédagogique et conformes au cadre réglementaire.

Repérage de l’existant en 5 questionnements :

  • Quelles sont les pratiques existantes d’intégration au poste ?
  • Quelles sont les pratiques existantes d’accompagnement ou d’entrainement in situ ?
  • Quelles sont les pratiques de pilotage de la qualité ou les démarches d’amélioration continue ?
  • Quelles sont les pratiques d’auto-formation ?
  • Quels sont les rituels d’équipe participant d’une forme de réflexion (réflexivité) collective sur le job ?

Anticiper et contourner les freins…

Lors du déploiement des AFEST, différents freins peuvent les contraindre, les empêcher ou pire : transformer les AFEST en « formation sur le tas » (non reconnues, non libératoires, peu efficaces, etc.) Nous les avons regroupés ci-dessous en grandes catégories. Il revient au référent AFEST d’anticiper et traiter en amont ces freins et d’imaginer leurs solutions :

Freins au niveau de la gouvernance de l’entreprise 

Parfois les dirigeants et managers d’équipes pratiquent l’injonction (parfaitement) paradoxale vis à vis de leurs salariés : « soyez productifs et formez-vous ! ». Le référent AFEST amènera les décisionnaires à délimiter et distinguer les temps de manière plus explicite : un temps pour se concentrer sur la « production » et un temps pour se former en produisant, mais pas « en même temps » (Les dirigeants des grands clubs sportifs l’ont bien compris)

Freins au niveau de la fonction RH/Formation

Certaines directions formation sont encore imprégnées de l’ancienne logique normative et gestionnaire de la formation professionnelle (recueillir les orientations – acheter – cofinancer – organiser – contrôler- déclarer). Elles ont une mue à achever pour endosser définitivement la gestion de grands projets de développement de compétences. Le référent AFEST collaborera avec la direction de la formation de l’organisation, pour “co-ingéniérer” les AFEST, articulées ou non avec d’autres modalités.

Freins au niveau de l’organisation du travail

Planning de production, règles de sécurité, dispersion géographique des salariés, etc. le référent AFEST prendra en compte les différents paramètres de l’organisation du travail et aura comme rôle essentiel d’adapter l’AFEST à l’organisation et non l’inverse. Sa créativité permettra d’introduire de la pédagogie dans le travail (via les accompagnateurs), de promouvoir des rituels collectifs d’apprentissage dans les équipes (via les managers) ou encore d’utiliser les formats adaptés (grâce aux ouvertures permises par la dernière réforme de la formation).

Freins au niveau des accompagnateurs/formateurs internes

Avant de déployer des AFEST auprès de ses bénéficiaires, le référent traitera les freins des accompagnateurs AFEST potentiels. Il s’assurera également qu’ils seront formés et correctement outillés à leur rôle pédagogique AFEST et de pouvoir lui-même les accompagner. Enfin il veillera à “démultiplier” les accompagnateurs potentiels dans un parcours AFEST “long”  de manière à ce que les apprenants soient accompagnés par différentes personnes successives au fil du temps, plutôt que par une seule (gage de variétés des modèles professionnels et donc des apprentissages)

Freins au niveau des apprenants

Au moment de l’identification des bénéficiaires des AFEST, tout référent ou formateur se posera la question du « sens » à donner à l’AFEST et mesurera le niveau d’apprenance de son public afin de mieux adapter et personnaliser les AFEST. Pour aller plus loin : 14 questions pour évaluer l’apprenance de son public

 

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