Lancement de formation : l’heure d’embarquement n’est pas celle du décollage !

Quel formateur n’a pas vécu ces lancements laborieux ? 9h00, 9h05, 9H10… et à peine 50 à 60% du groupe présent. On démarre ou on attend ? On démarre en invitant quelques participants à se présenter et on se présente. On est interrompu toutes les 2 minutes par un nouvel arrivant. Alors on recommence. Et ce n’est que vers 9h20 qu’on démarre vraiment. Mais le mal est fait. Le lancement de la formation, qui est un moment clé dans sa réussite, a été réalisée de façon dégradée.

Alors comment faire autrement et réussir des démarrages soignés de formation ? Nous vous proposons une piste dans cet article.

Le démarrage : un des moments clés de la formation

Comme nous le rappelons dans notre jeu de cartes Master Formateurs, un bon lancement de formation doit être réalisé en six étapes :

1. Rappel des enjeux,
2. Présentation du formateur,
3. Tour de tables et attentes des participants,
4. Présentation du programme et du contrat pédagogique,
5. Règles de vie du groupe,
6. Organisation logistique.

Ces étapes ne sont pas réalisées toujours dans le même ordre, mais les 6 points sont incontournables. Chaque étape a sa finalité et il est indispensable que tous les participants soient présents pour y participer.

Un démarrage réussi permet de faire entrer les apprenants dans « une bulle pédagogique ». Ils s’isolent de leur environnement, oublient leurs tracas du quotidien et peuvent alors se concentrer et se consacrer totalement à leur formation.

A l’inverse, un démarrage laborieux a pour conséquence des « stagiaires spectateurs ». Ils posent à peine leurs sacs ou leurs sacoches, qu’ils regardent leurs notifications mails ou textos, cherchent par tous les moyens à obtenir un café pour les réveiller, tout en écoutant d’une oreille distraite les premiers mots du formateur ou de leurs collègues. Le monde est muet autour d’eux ! Les formateurs comme les apprenants n’existent pas quand ils parlent. Ils commenceront à s’y intéresser seulement quand ils entendront quelque chose qui les étonne, les remet en cause…

Pour ces « stagiaires-spectateurs », la formation se consomme comme une série Netflix. J’attends d’être séduits pour m’y intéresser ! Mais la formation n’est pas un service qui se consomme, c’est une expérience qui se vit en groupe, avec des pairs. Pour apprendre, je dois entrer en résonance (voir notre article sur le sujet – cliquez ici). Ce qui signifie que je dois autant contribuer qu’écouter.

Distinguer l’heure d’embarquement de l’heure du décollage

Les nouvelles approches pédagogiques, orientées marketing de la formation, nous invitent à faire face à ces nouveaux comportements de « stagiaires-spectateurs » en appliquant ce qui « marche » dans la société du “Game“, à savoir :

• Scénariser ses formations comme des séries Netflix : créer du suspens, intriguer, étonner et surprendre…
• Gamifier ses formations : faire des quiz, des escape games… pour « engager » l’apprenant (cf. notre article sur le sujet – cliquez ici).
• Faire court et simple : les gens n’ont plus le temps d’apprendre, alors on raccourcit chaque décennie davantage : la formation de 5 jours s’est réduite à 2 jours au tournant du siècle, puis à un jour avant le Covid et aujourd’hui grâce à la formation distancielle, d’aucuns prétendent qu’un webinaire d’une heure suffira largement !

Ces approches sont loin d’être sans intérêt, mais elles ne font souvent que constater le problème et le renforcer. Plus on “markète” la formation, plus on renforce dans l’esprit des apprenants que la formation n’est qu’un produit de consommation. Et par conséquent qu’arriver en retard, traiter ses notifications et n’écouter que quand ça m’intéresse, est un comportement “normal” dans une société de l’accélération permanente. C’est donc légitime.

Chez C-Campus, nous gardons la conviction qu’une formation synchrone (présentielle comme distancielle) reste un moment rare et important. Et que pour en tirer bénéfice, on a besoin de s’y consacrer à 100%, voire 110% quand on est apprenant. C’est une expérience apprenante au cours de laquelle on sera non pas un « stagiaire-spectateur » mais un « apprenant-coauteur de sa formation ».

C’est pourquoi nous mettons en place de plus en plus souvent dans nos parcours de formation deux techniques complémentaires.

• D’une part la « réunion kick-off » qui consiste à réunir à distance pendant une heure environ les apprenants 2 à 4 semaines avant le premier temps synchrone, pour s’assurer que la formation répond bien à leurs attentes et qu’ils s’y investiront totalement. Nous n’en disons pas plus dans cet article mais nous y reviendrons ultérieurement dans ce blog.
• D’autre part, nous distinguons le temps d’embarquement, du temps de décollage lors de nos démarrages de formations. Concrètement en quoi cela consiste ? Nous « convoquons » les participants au minimum 15’ avant le réel démarrage de la formation. Et nous réalisons une activité pédagogique qui permet d’occuper ce temps entre l’embarquement et le décollage.

Cette technique est simple et il suffisait d’y penser ! Mais son succès dépend aussi de ce que vous faites dans ce quart d’heure. Car si vous ne faites rien, les apprenants ne sont pas dupes et continueront à arriver en retard. Si vous proposez une activité classique de formation, vous retombez dans la même difficulté que précédemment. Le groupe est incomplet et la dynamique a du mal à se mettre en place. Il vous faut donc occuper ce temps par une activité qui a du sens et peut s’exercer en groupe partiel.

Comment occuper le temps d’attente avant le décollage ?

Voici quelques-unes des activités que l’on propose en attendant le décollage. Elles sont à adapter en fonction du contexte (présentiel ou distanciel, parcours long ou court, espace convivial ou seulement fonctionnel, etc.) Et évidemment l’imagination du formateur et de la formatrice est au pouvoir. N’hésitez pas à trouver les vôtres !

L’accueil café / tour de table en présentiel

Si vous pouvez réaliser un accueil café dans la salle ou juste à l’entrée, invitez les participants à arriver une quinzaine de minutes avant et préparez-vous à les accueillir. Chaque fois qu’une nouvelle personne arrive vous lui demander de se présenter et vous présenter les participants déjà présents, comme dans un cocktail.

Cette technique a plusieurs intérêts : les apprenants finissent par mémoriser les noms, prénoms et fonctions de chacun. C’est très convivial, et surtout, les personnes peuvent se présenter de façon plus détaillée que dans le classique tour de table. Last but not least,  on ne ressent pas les longueurs habituelles d’un tour de table classique.

L’accueil test technique & tour de table en distanciel

C’est le même procédé qu’en présentiel mais à distance. Vous demandez aux participants de se connecter 10’ avant et vous testez avec eux leur matériel et faites connaissances. C’est moins agréable, car il n’y a pas le café et les pains au chocolat ! Mais c’est indispensable si on veut éviter de rajouter aux retards des participants les problèmes de connexion et d’appropriation des outils de visio (caméra, micro, conversation, post-it, partage d’écran…).

Le teaser

Vous proposez la lecture d’un document en lien avec la formation. Chacun en arrivant lit à son rythme le document, qui doit être simple et facile d’accès. Vous leur dites que vous démarrerez votre formation par un quiz ou un test de connaissance sur le sujet. Evidemment, les personnes arrivées en dernier n’ont pas le temps de le consulter. Ce n’est pas grave. Vous réalisez le quiz ou le test de connaissances en binôme ou trinôme et vous invitez ceux qui sont arrivés en premier à aider les derniers à trouver les réponses. L’exercice devient ainsi interactif.

Les attentes ++

Le tour de table des attentes est souvent fait à la va-vite car on cherche souvent à rattraper le temps perdu lors du démarrage chaotique. Utilisez le temps entre l’embarquement et le décollage pour inviter vos apprenants à écrire sur des post-it (réels ou virtuels à distance) leurs attentes de façon précise. Par exemple en leur demandant de répondre à 3 questions :

• Quelle est la raison qui vous a conduit à participer ce matin à cette formation ?
• La formation sera réussie pour vous si… ?
• A l’issue de la formation, que comptez-vous mettre en place ou faire pour tirer profit de ce que vous aurez appris ?

Evidemment, les apprenants qui arrivent à l’heure à l’embarquement pourront répondre précisément à ces trois questions. Ceux qui prennent le train en marche auront plus de mal. Mais vous pouvez leur demander de le faire à la première pause du matin, après avoir pris à la volée leurs premières attentes.

Si vous avez du temps, vous pouvez compléter ce temps par un échange informel entre participants qui partagent leurs attentes deux par deux ou trois par trois. C’est bien plus convivial qu’un tour de table.

Le brise-glace

Vous proposez un exercice pour démarrer en douceur la formation et faire patienter. Par exemple, un quiz de 10 questions, un jeu du lexique, une question-énigme à résoudre ou encore la préparation d’un photo-langage sur le thème de la formation. Là aussi, certains feront l’intégralité de l’exercice de brise-glace, d’autres n’en feront qu’une partie. Mais ce n’est pas un problème, si l’exercice n’est qu’un échauffement. Ceux qui montent dans l’avion en courant auront le temps de revoir les notions au cours de la formation !

Et pour terminer un peu de pub ! Si vous souhaitez faire acquérir à vos formateurs occasionnels ou permanents tous ces tips de formation, consultez notre offre de formation ici. Et contactez-nous formation@c-campus.fr car nous avons des prestations très variées dans le domaine : convention de formateurs, jeux de cartes, cafés formateurs, etc.