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Entretien professionnel version 2014 – comment le mettre en place ?

Cahier_tendancesA la suite de la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel évolue en profondeur. Il devient tracé, systématique et davantage orienté vers l’évolution professionnelle et salariale du salarié. L’employeur pourra être sanctionné en cas de non respect des exigences dans ce domaine. Bref, l’entretien professionnel est à prendre au sérieux. Il ne faut pas tarder à le mettre en place puisque 100% des collaborateurs, aujourd’hui en poste, devront en avoir bénéficié avant le 5 mars 2016. Voici les 6 étapes à suivre pour réussir le déploiement des entretiens professionnels 2014.

1) Faire le diagnostic de l’existant

Rares sont les entreprises qui n’ont pas d’entretien annuel ou professionnel. Avant de réinventer, il est important d’analyser l’existant. On s’interrogera plus particulièrement sur les points suivants :

  1. L’entretien professionnel est-il distinct ou pas de l’entretien annuel ?
  2. Existe-t-il des comités de salaire, des revues de personnel ?
  3. S’il existe, l’entretien professionnel est-il utilisé pour élaborer le plan de formation ou existe t-il un entretien de formation dédié ?
  4. Quelles sont les rubriques de l’entretien professionnel et/ou entretien annuel existant ?
  5. L’entretien professionnel est-il informatisé ou réalisé sous format papier ?
  6. Le formulaire d’entretien professionnel a t-il fait l’objet d’un accord d’entreprise ?
  7. Les services RH évaluent-ils chaque année les entretiens professionnels et/ou entretiens annuels ?
  8. Les managers ont-ils été formés aux entretiens professionnels ?
  9. Une campagne de communication a t-elle été mise en place lors du lancement des derniers entretiens professionnels
  10. Quel bilan direction, management, IRP, salariés, tirent des pratiques d’entretien annuel et/ou professionnel ?

2) Dessiner les contours du futur entretien professionnel

Partant d’un diagnostic réaliste, il est possible de dessiner les contours du futur entretien professionnel. Là aussi, il est impératif de répondre à une série de questions. Le plus simple est d’utiliser la méthode Quintilien.

QUI ? Qui doit réaliser l’entretien pro 2 ans ? l’entretien pro 6 ans ? Il semblerait que les entreprises optent pour le manager pour réaliser l’entretien pro “2 ans“ et le service RH pour l’entretien pro “6 ans“. Se pose la question récurrente également : doit-il être réalisé par le N+1 ou le N+2 ou les deux en même temps ?

QUOI ? Quel est le contenu de l’entretien pro 2 ans ? 6 ans ? de retours de congés divers ? Quelles doivent être les rubriques à traiter pour quel traitement ultérieur ?

OU ? Où doit-il être réalisé ? La réponse est évidente pour les personnes dans les bureaux. Mais ce n’est pas le cas pour les télétravailleurs et les travailleurs nomades. Peut-il être réalisé à distance via conf call, classe virtuelle ? Peut-il avoir lieu dans un espace hors entreprise : au café, chez un client, dans la voiture de société… ?

QUAND ? Y a-t-il des périodes dans l’année réservée à l’entretien professionnel ou peut-il être réalisé n’importe quand ? Ou par exemple à date anniversaire ? Doit-il être réalisé à la suite de l’entretien annuel ou réellement distinct de plusieurs jours ?

COMMENT ? Comment se déroule l’entretien professionnel ? Comment se prépare t-il du côté de l’interviewer comme de l’interviewé ? Y a t-il un guide de préparation ? Quelles sont les étapes de l’entretien proprement dit ? Existe t-il un ordre prescrit ou est-il libre ? Quel est son suivi ? Quel circuit RH notamment et quelle exploitation des données ? Quelle forme prend le compte rendu écrit ? Est-il digitalisé ou réalisé de façon papier ?

COMBIEN ? Doit-il être réalisé tous les deux ans comme l’indique la loi ou à une périodicité plus rapprochée ? Quelles données chiffrées sont remontées en comité d’entreprise (nombre d’entretiens réalisés, nombre d’entretiens proposés mais non réalisés, taux de personnes ayant bénéficié de l’entretien…) ?

POURQUOI ? Dans quel but est-il réalisé ? Pour simplement respecter la loi ou pour mettre en oeuvre une politique GPEC / Développement RH ambitieuse ? Et si c’est pour une politique GPEC ambitieuse, quelle est sa fonction précise : recueil des besoins en développement des compétences, en formation ? Intervient-il dans le suivi salarial du salarié ? Dans la mobilité professionnelle ? Etc.

3) Intégrer l’entretien professionnel dans l’accord GPEC

Afin d’éviter les contentieux, qui risquent d’être nombreux, il est nécessaire de bien valider avec les délégués syndicaux les modalités de réalisation de l’entretien professionnel. Un chapitre de l’accord GPEC peut être / doit-être consacré à l’entretien professionnel. Le contenu de ce chapitre répond aux questions précédentes (Point 2) et précise également les engagements de l’entreprise dans la préparation des personnes en charge de le réaliser et l’accompagnement des salariés dans la réalisation des entretiens (voir ci-dessous).

4) Former les personnes qui auront la charge de réaliser les entretiens professionnels

L’enjeu de l’entretien professionnel version 2014 est bien plus élevé que celui de 2004 / 2005. Les effets sur la progression salariale et la qualification ne sont pas à négliger. Les personnes en charge de le mener doivent être le plus souvent former et à tout le moins préparé. Il est impératif qu’elles partagent un référentiel commun de bonnes pratiques entre elles. Une formation d’une journée semble s’imposer en plus d’un e-learning de présentation de l’outil.

5) Aider les salariés à s’approprier le nouvel outil

Le nouvel entretien professionnel ne va pas de soi. Les confusions avec l’ancien seront légions. Cela peut être source d’incompréhension et par conséquent de tensions ou simplement de difficultés dans la mise en oeuvre. Bien informer les salariés est une condition de réussite incontournable. Leur proposer un guide méthodologique est un minimum. Un E-Learning voire des kits de présentation animés par les RH et/ou les managers seront les bienvenus.

6) Faire un bilan et améliorer l’outil

Vu la complexité de la démarche, il ne sera pas facile de faire bien dès le premier coup. Un bilan sera à réaliser dès le milieu de l’année 2015. Il sera alors encore temps de rectifier le tir afin de terminer dans les meilleures conditions la première salve d’entretiens professionnels avant le 5 mars 2016.

Pour aller plus loin…

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Marc Dennery

Marc Dennery

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