Formation en entreprise : faut-il créer ou (conserver) son organisme de formation

La loi « Avenir professionnel » rebat les cartes de la formation. Une des questions qui nous est le plus souvent posée par les directeurs formation des belles ETI et grandes groupes tourne autour de leur école de formation ou université interne. Faut-il créer ou conserver son organisme de formation avec tout ce que cela implique de contraintes administratives et de coûts induits ? La réponse à cette question dépend essentiellement de l’objectif poursuivi et du modèle d’organisation de l’entreprise.

Cas n°1 : l’entreprise a un fort enjeu autour des co-financements

Dans ce premier cas, la question ne se pose pratiquement pas. Pour pouvoir bénéficier de co-financements, l’entreprise doit pouvoir adresser à l’OPCO ou la CDC (pour le CPF) des conventions de formation pour chacune des actions prises en charge. Et ces conventions doivent être émises par un organisme aujourd’hui « datadocké » et demain (à compter du 1^erjanvier 2021) faisant la preuve d’une certification qualité « Qualiopi ».

L’organisme de formation émettant cette convention peut être détenu par l’entreprise elle-même. Dans ce cas, l’entreprise crée une filiale dédiée ou loge dans une de ses filiales existantes l’organisme de formation. Dans le cas, où elle part d’une filiale existante, il est préférable de loger l’OF dans une filiale rassemblant peu de personnel.

Elle peut aussi faire le choix de monter un partenariat avec un ou plusieurs organismes de formation existants qui porteront administrativement la structure. Cette façon de faire est à la fois plus agile et moins maîtrisée. Si l’entreprise n’est pas sûre de ses volumes à moyen et long terme et si elle n’a pas de service de formation déjà établi, elle aura intérêt à opter pour ce mode d’organisation. A l’inverse, si elle s’inscrit dans la durée et qu’elle a déjà développé un appareil de formation performant, elle privilégiera l’option création ou conservation en interne de l’organisation  de formation.

Ce choix entre portage par une filiale interne ou par un OF externe se pose avec encore plus d’acuité pour l’organisation de formation en apprentissage. Volume et pérennité sont des critères encore plus importants dans l’optique de l’ouverture d’un CFA. Disons qu’en deçà d’un nombre annuel moyen de 100 à 200 apprentis sur 5 ans, le choix du CFA interne paraît peu justifié.

Cas n°2 : l’entreprise a un fort enjeu autour de l’obligation de formation tous les 6 ans

L’ordonnance « coquilles » a confirmé l’obligation sociale de formation tous les 6 ans liée à l’entretien professionnel dans les entreprises de 50 salariés et plus. Conséquence : les grandes entreprises vont devoir continuer à tracer la réalisation de leurs formations. Exit l’obligation fiscale, vive l’obligation sociale !

Pour répondre à cette obligation, l’entreprise peut réaliser soit de la formation externe, soit de la formation interne. Pour que la formation soit considérée comme interne, il faut que le porteur de l’action (celui qui en a la responsabilité pédagogique) soit de la même entité juridique que le ou les stagiaires. Concrètement, cela signifie que le formateur doit être embauché le temps de la formation par l’entité juridique de celle du bénéficiaire de la formation. Sinon, il s’agit de formation externe. Et c’est là que tout se complique. Car s’il s’agit d’une formation externe, cela signifie que la formation doit être portée par un organisme de formation déclaré capable de réaliser une convention de formation pour être enregistré dans le tableau de suivi des formations non obligatoires des salariés.

Par conséquent, l’entreprise doit créer à l’échelle du groupe, une entité porteuse des formations inter entités. Dans ce cas, la création ou la conservation d’un organisme de formation interne est à nouveau inévitable.

Cas n°3 : l’entreprise a un fort enjeu autour des investissements pédagogiques

L’entreprise souhaite développer le digital learning et l’AFEST pour des questions d’efficacité pédagogique sans pour autant faire dériver ses couts en formation. La mutualisation des ressources de conception est alors inévitable. Car, que ce soit en Digital learning ou en AFEST, l’essentiel des coûts de la formation porte sur la conception (conception des modules pour le digital learning et modélisation du travail et conception des parcours génériques pour l’AFEST).

L’entreprise peut choisir de travailler par simple mutualisation des ressources. Chaque entité contribue à sa façon à apporter des ressources de conception. Très rapidement, l’entreprise va s’apercevoir que ce modèle de mutualisation a peu de chances de fonctionner. Les contributeurs sont vite rattrapés par leurs missions provenant de leur entité d’origine. Par ailleurs, des investissements externes importants sont souvent à réaliser pour soutenir cette mutualisation (investissement dans un studio de digital learning, une plateforme de diffusion de contenu, d’outils de modélisation et de simulation pour l’AFEST…).

Là encore, très vite l’entreprise prendra la décision de créer son organisme de formation interne. Celui-ci peut ne pas être déclaré, il restera un service propre à l’entreprise, mais les comptables trouveront un intérêt à immobiliser les actifs pédagogiques.

Cas n°4 : l’entreprise a un fort enjeu de marketing RH/Formation

Ce quatrième et dernier cas arrive à la même conclusion que le cas précédent : l’entreprise a intérêt à créer une entité bien identifiée sans forcément déclarer son activité de formation auprès de la préfecture.

Dans ce cas, c’est pour des raisons de marketing qu’elle va le faire. Avoir un organisme de formation interne généralement appelé Université, Académie ou Campus apporte un réel plus en terme d’image employeur. “Venez vous former au sein de notre Campus X ou Y” est bien plus vendeur que “Nous réalisons chaque année un plan de formation conséquent”. Une école interne ou un Campus devient ainsi un totem de l’entreprise. C’est un lieu de rencontre, d’échange, de partage. Le service formation fait sa promo et cela change tout en terme d’image en externe évidemment, mais aussi en interne – et ce n’est pas à négliger quand vient l’heure de la négociation des budgets !

Ce type d’école ou de campus engendre évidemment des investissements importants. Les immobiliser dans une structure à part est d’un point de vue comptable, là aussi des plus pertinents.