Entretien professionnel : 3 façons de s’y mettre

L’obligation de réaliser un entretien professionnel au moins une fois tous les deux ans avec chacun de ses salariés s’appliquera dès le 5 mars 2016. A cette date, les entreprises de plus de 50 salariés qui n’auront pas respecté cette règle risquent une pénalité de 3000 à 3900 euros. Il est par conséquent grand temps de déployer ces entretiens professionnels…

Un risque mais également des opportunités

L’entretien professionnel présente un risque de pénalité, mais c’est également un formidable outil autour duquel s’articule toute politique de développement des talents (mobilité, formation, motivation des collaborateurs). La DRH peut saisir cette obligation pour déployer ou relancer le processus d’entretien annuel de développement. Trois cas de figures se présentent. Voici comment s’y prendre.

L’entreprise n’a jamais fait d’entretien

L’obligation issue de la loi du 5 mars 2014 est un formidable déclencheur :

• Faire deux entretiens à la suite avec deux formulaires distincts.
• Produire un guide d’entretien détaillé à présenter à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
• Impliquer le comité de direction dans une réflexion sur l’évolution des emplois. Les amener à produire un outil de communication sur le plan stratégique à trois ans de l’entreprise.
• Partager la démarche avec les instances représentatives du personnel (CHSCT, CE…)
• Utiliser les relais RH pour présenter la démarche et le guide (via réunion d’équipe par exemple).
• Former les managers à l’occasion d’une journée d’entretien suivi de quelques modules de E-Learning permettant de revoir ou d’approfondir des notions de management.
• Mettre en place un système permettant la traçabilité des entretiens. Pour les entreprises de plus de 1000 collaborateurs prévoir impérativement un outil SIRH. Pour les autres étudier l’offre de service des OPCA ou faire avec un “stockage artisanal”.
• Controler les résultats atteints et améliorer la démarche l’année suivante.

L’entreprise a déjà un “entretien professionnel” et ne souhaite pas changer d’approche

Le passage à l’entretien professionnel 2014 se fait a minima. L’exercice est avant tout formel. Mais il ne faut pas négliger la communication auprès des collaborateurs et l’implication du management.

• Adapter l’approche aux nouvelles exigences règlementaires en faisant deux formulaires distincts.
• Produire un kit de communication complet pour expliquer les évolutions. Ce Kit comprend généralement : un module E-Learning Manager, un module E-Learning collaborateur, un guide détaillé expliquant la démarche…
• Partager la démarche avec les instances représentatives du personnel (CHSCT, CE…)
• Utiliser les relais RH pour présenter les évolutions et le kit (via réunion d’équipe par exemple).
• Former les managers qui n’ont jamais fait d’entretien via une formation d’un jour + quelques modules de E-Learning.
• Adapter le système d’enregistrement des entretiens professionnels en fonction des nouvelles exigences. Si besoin, passer à une dématérialisation du formulaire.
• Controler les résultats atteints et améliorer la démarche l’année suivante.

L’entreprise a déjà un “entretien annuel” et souhaite le dédoubler

La loi du 5 mars 2014 sert alors d’accélérateur dans la mise en oeuvre d’une politique de développement RH éclairée. L’entreprise transforme une contrainte en opportunité et s’engage dans une démarche globale de type GPEC dont l’entretien professionnel n’est qu’un outil parmi d’autres.

• Engager une réflexion GPEC avec le comité de direction et le management et identifier les évolutions majeures d’emploi à 3 ans et les formations qualifiantes permettant de s’y adapter.
• Créer avec le management opérationnel un outil d’entretien professionnel complémentaire à l’entretien annuel à réaliser une fois tous les deux ans, voire tous les ans.
• Produire un kit de communication complet pour expliquer les évolutions. Ce Kit comprend, en plus des éléments du kit vu précédemment, une présentation de la politique GPEC et de l’offre de formation.
• Partager la démarche avec les instances représentatives du personnel (CHSCT, CE…). Idéalement, intégrer cette démarche dans un accord GPEC triennal.
• Mobiliser les équipes RH pour présenter le projet aux équipes.
• Réaliser des ateliers de retour d’expérience avec les managers sur l’entretien annuel et les former à l’entretien professionnel et à la démarche GPEC.
• Former les managers qui n’ont jamais fait d’entretien via une formation d’un jour + quelques modules de E-Learning.
• Faire évoluer son système SIRH vers une gestion dématérialisée des flux RH (entretiens professionnels, formation, certification et habilitation…
• Controler les résultats atteints et améliorer la démarche l’année suivante.

Pour aller plus loin…

L’offre C-Campus Career sur l’entretien professionnel – Téléchargez.

L’Express/L’entreprise – Dominique Perez – Entretien professionnel obligatoire : la pénalité n’est pas une fatalité – Téléchagez.