CPF – comment le mettre en place ?

Le Compte Personnel de Formation est “LE“ dispositif de la réforme de la formation 2014. Au final, plus proche du CIF que du DIF, il n’est pas sans poser de questions aux entreprises. Quelle attitude adopter face à ce dispositif ? Faut-il concevoir une offre dédiée ? Comment conseiller les salariés ? Faut-il garder le 0,2% dédié à son financement ?… Autant de questions auxquelles il est nécessaire de répondre avant de concrètement le mettre en place.

1) Evaluer les risques et opportunités du CPF et prendre position

Le CPF présente pour l’entreprise à la fois des risques (droit opposable) et des opportunités (possibilité de financer une partie de son effort de formation via le 0,2% CPF mutualisé par l’OPCA). Pour savoir ce que représente pour votre entreprise le CPF vous devez répondre à deux questions principales :

1. Votre entreprise doit-elle mettre en place dans les mois et années à venir des formations “qualifiantes“. Et si oui, lesquelles précisément ? Pour quels publics ? Avec quelle volumétrie ? Quel coût ?
2. Vos salariés sont-ils sensibles aux sirènes du CPF ? Vont-ils s’approprier rapidement ce nouveau dispositif ? Et si oui, pour réaliser les formations “qualifiantes“ que vous souhaitez ou pour des formations que vous serez contraint d’accorder ?

En fonction des réponses que vous apportez à ces deux séries de questions, vous pouvez prendre position. Si vous avez besoin de mettre en oeuvre une politique GPEC ambitieuse et que vous pensez orienter sans difficulté les demandes CPF vers les formations “qualifiantes“, vous aurez intérêt à promouvoir le CPF. Il représente une belle opportunité pour votre entreprise.

A l’inverse si vous craignez d’être débordé par des demandes de CPF sans lien avec votre politique de formation, il vous faudra plutôt faire comme si le CPF n’existait pas. Le retour d’expérience que vous avez pu faire sur le DIF devrait pouvoir grandement vous aider.

2) Concevoir l’offre CPF

Attention ! Il ne s’agit pas de revamper ses vieux catalogues DIF. L’enjeu est de définir un nombre restreint de parcours qualifiant ou d’actions “Socle commun de compétences“ qui seront utiles à la fois pour les salariés et pour l’entreprise. Evidemment, cela n’est pertinent que si le CPF représente une opportunité pour votre entreprise. Sinon, il sera préférable de ne rien faire.

La conception de parcours qualifiant nécessite une ingénierie sophistiquée intégrant ingénierie de la professionnalisation et ingénierie de la certification. Car il n’est pas question de limiter l’offre de fomation CPF à des formations diplômantes classiques. Ces formations sont trop longues et trop coûteuses pour être prises en charge via le CPF. Vous devrez imaginer des parcours certifiants flexibles.

3) Définir un processus de conseil et de gestion du CPF

Les salariés vont être surpris par la complexité du CPF. Ils vont avoir besoin de conseil dans le choix de leur formation, de leur statut au cours de leur formation (Sur ou hors temps de travail avec ou sans allocation), du montage financier (prise en charge entreprise, OPCA, FONGECIF, avec ou sans abondement). Ils auront besoin également d’être informé sur les conditions de leur retour après leur formation (reconnaissance ou non des acquis). Qui assumera cette fonction de conseil : le manager, la RH, le service formation, le responsable de formation lui-même ou renverra t-on le collaborateur vers le FONGECIF, et plus particulièrement vers les conseillers en CEP ?

Le processus de gestion doit être également bien balisé. Avec quel formulaire la demande sera t-elle faite ? Devra t-elle avoir un lien avec les conclusions de  l’entretien professionnel ? Pourra t-elle se faire de façon informatisée via un portail RH ? Comment pourra t-on s’assurer que le collaborateur a bien acquis les heures qu’ils demande à prendre en CPF ? Qui acceptera ou refusera la demande : le manager ? la RH ? le service formation ?… Comment seront remontées les informations à la caisse des dépôts et des consignations sur les débits d’heures CPF au compteur du collaborateur après sa formation ?… Si le DIF était une usine à gaz à gérer, le CPF risque d’être une centrale nucléaire !

4) Choisir entre conserver la gestion du 0,2% ou la déléguer à son OPCA

Tout a déjà été dit ou presque sur cette fameuse question du budget 0,2% CPF (cf. aricle Actuel RH). Les entreprises n’ont intérêt à conserver leur 0,2% que lorsqu’elle sont sûres d’avoir sur 3 ans une politique GPEC ambitieuse impliquant une montée en régime progressive du CPF. Et encore, leur OPCA sera capable, très probablement, de lui proposer un lissage pour les trois premières années. En tous les cas, il faut acter le choix et s’organiser autour. Il faudra notamment bâtir un partenariat gagnant-gagnant avec son OPCA.

5) Intégrer les dispositions CPF dans le cadre de la négociation GPEC

La loi prévoit que la négociation triennale sur la GPEC porte notamment les dispositions de mise en oeuvre du CPF et plus particulièrement sur :

1. Le choix entre conserver ou déléguer à l’OPCA le budget 0,2%
2. Les actions prioritaires prises en charge par l’entreprise
3. Les critères et modalités d’abondement

Négocier ne veut pas dire forcément conclure. Les entreprises ne sont donc pas contraintes de s’engager sur tous ces points. Cependant, elles ont intérêt à sécuriser la mise en oeuvre du CPF par un accord. A minima, il est souhaitable de définir une stratégie CPF en clarifiant sa position sur le choix budgétaire, la liste des actions qualifiantes prioritaires en les orientant sur les emplois fragilisés ou, à l’inverse, en tension, les critères et modalités d’abondement en veillant à être le plus précis possible pour éviter toute interprétation, les grandes lignes des modalités de gestion interne du CPF, etc.

6) Informer et former toutes les parties prenantes

A l’instar du DIF, le CPF nécessitera une appropriation par l’ensemble des acteurs. A chaque profil d’acteur, un besoin différent :

• Gestionnaire de formation ou ressources humaines : une formation est indispensable pour leur permettre de conseiller les salariés et les managers
• Direction générale / DRH : une compréhension globale est nécessaire pour pouvoir orienter leurs décisions en matière de politique de formation
• Managers : une information globale sur l’ensemble des nouveaux dispositifs à leur disposition s’impose. Ils doivent comprendre ce qu’est et ce que n’est pas le CPF au regard du plan de formation et du CIF.
• Collaborateurs : comme pour les managers, une information peut être utile. Si ce n’est pas la direction de l’entreprise qui la réalise, ce sera la presse grand public. Et dans ce domaine, très complexe, des idées fausses peuvent se diffuser rapidement. Difficile ensuite de les contre-carrer.

Dispositif emblématique de la loi du 5 mars 2014, le CPF nécessite autant d’effort de la part des services formation / DRH que le DIF 10 ans plus tôt. Penser qu’il suffit de remplacer le mot DIF par CPF reste très hasardeux. La mise en place du CPF doit être conduite comme un projet RH au même titre que le DIF en 2004/2005.